W przeciągu miesiąca uczestniczyłam w 2 konferencjach o takim samym założeniu – równolegle na oddzielnych salach odbywały się 4 różne wystąpienia.
Mam wrażenie, że może to być jeden z coraz częstszych trendów dodających atrakcyjności i umożliwiających wybór – uczestnikom 😀
Natomiast z takim typem konferencji wiąże się kilka kwestii, o których dobrze wiedzieć – szczególnie jeśli jesteśmy lub będziemy Prelegentem/Prelegentką 🎤
Odnoszę się do moich obserwacji po 3 dniowej Konferencji #wallstreet 29 w Karpaczu organizowanej przez Stowarzyszenie Inwestorów Indywidualnych (byłam na niej regularnym słuchaczem) oraz na jednodniowym konferencji IT UNPLUGGED w Lublinie organizowanej przez Urząd Miasta Lublin i Lubelska Wyżyna IT (w jej ramach byłam moderatorką/konferansjerką na Sali Kameralnej) 🙂
Stwarza to wyzwania zarówno z punktu widzenia Organizatorów, jak Prelegentów. Przypatrzmy się 👀 więc temu z jednej i z drugiej strony (a nawet dołóżmy trzecią 😀)
✅Pierwsza strona – Organizatorzy.
➡️ Zazwyczaj mają do wyboru trzy drogi:
- Ustawić harmonogram w ten sposób, aby o danej godzinie odbywały się prelekcje o możliwie jak najbardziej różnym od siebie temacie/zakresie. Wtedy uczestnicy będą mieli łatwiejszą decyzję, które wystąpienie wybrać.
- Zaplanować wystąpienia tak, żeby w tych samych godzinach odbywały się wystąpienia na jeden temat – pokazujący go z różnych perspektyw. Uczestnicy mogą wybrać wtedy wystąpienia najbardziej spójne z ich perspektywą albo najbardziej odmienny sposób widzenia – po to, aby rozszerzyć swoje horyzonty.
- Agenda jest tak ułożona, że skupia się bardziej na logice poszczególnych ścieżek tematycznych oraz zaawansowaniu tematów np. inwestowanie na giełdzie, kryptowaluty, IT, Unplugged – dlatego w tym samym czasie są wystąpienie dla początkujących, dla zaawansowanych i dla tematycznych „wymiataczy” 😀
➡️ Kolejną kwestią jest decyzja, czy któraś sala/scena jest tą przewodnią i z założenia będzie wyznaczać rytm konferencji – czy wszystkie sale są na równi. Ponieważ jeśli mamy „salę-serce” i ono zmieni rym (będą np. zmiany w długości czasu wystąpień względem harmonogramu oraz względem innych sal), to arytmia może dotknąć wszystkie 😅 np. po rozpoczęciu na sali głównej o godzinie 9:00 uczestnicy mogą na niej zostać lub pójść na 10:00 do innych sal. Załóżmy jednak, że nastąpi arytmia i wystąpienie na sali głównej się przeciąga do 10:20 – co mają wtedy zrobić pozostałe sale?
Zacząć o czasie?
Opóźnić start u siebie pomimo tego, że kilka osób już przyszło i czeka?
Jak to wpłynie na dalszy harmonogram – wydarzenie skończy się później, czy uczestnicy będą wchodzi nie na to wystąpienie, na które przyszli (bo tamto już było lub dopiero będzie np. za pół godziny)?
A może skracać prezentacje?
A może przerwy?
I jak to się przekłada na Prelegentów?
✅ Druga strona – Prelegenci. Na co w związku z tym powinni się przygotować – czyli podrzucam kilka wniosków i podpowiedzi.
- Przed wydarzeniem potrzebują dopytać Organizatorów o to ile czasu (na razie zgodnie z założeniami i agendą) będą mieli na swoją prezentację.
. - Potrzebują ją przygotować i przećwiczyć – NA GŁOS + „z zegarkiem w ręce” ⏰
. - Następnie mogą wybrać 2 drogi:
a) od razu przygotować prezentację krótszą o 5 min. od zakładanego czasu. Dzięki temu będą mieli przestrzeń na dodatkową anegdotę, oddech/pauzę, napicie się wody. Lub zostanie czas na pytanie z sali. Lub skończą wcześniej. Lub (w niektórych przypadkach) na podpięcie sprzętu i sprawdzenie nagłośnienia.
b) mogą oznaczyć i zaplanować sobie wcześniej, które fragmenty ich wystąpienia mogą „wylecieć” bez szkody dla głównej myśli i przekazu (np. ok – ta historia jest ok natomiast nie jest niezbędna do zrozumienia idei, którą przekazuję; ten przykład oraz ten slajd mogę w razie czego ominąć/nie pokazywać). Dzięki temu jeśli z jakiegokolwiek powodu przyjdzie Prelegentom skrócić ich wystąpienie – nie będzie to dla Nich ani dodatkowym czynnikiem stresującym ani wybijającym z toku wypowiedzi 💡
. - Mogą też przygotować się na wypadek odwrotnej sytuacji – czyli gdyby w „ostatniej chwili” padła informacja – „słuchaj nie dojechała osoba występująca po Tobie, możesz mówić tak z 10-15 min. dłużej żeby uczestnicy nam się nie rozeszli?” 🤭
. - Zadbać o „coś” do pilnowania czasu (bywa, że np. moderator sali pełni rolę timera, lecz może być to nie wystarczające, lub Prelegent może tych „dyskretnych sygnałów” nie wyłapać 🤭)
Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że NIE przedłużanie swojego wystąpienia jest zarówno oznaką profesjonalizmu („wiem ile mam mówić i ile czasu mi to zajmuje”), jak i dużym ukłonem względem Organizatorów, pozostałych Prelegentów oraz Publiczności 🤗
Pamiętam rozmowę z jedną sympatyczną osobą, która niefrasobliwie stwierdziła:
„Ja tam nigdy nie trzymam się czasu i zawsze mówię dłużej. Organizatorzy już są do tego przyzwyczajeni.”
Nie mogłam się powstrzymać i opowiedziałam Jej jak to wygląda z perspektywy – tej drugiej strony. Oraz jakie konsekwencje dla całego wydarzenie niesie takie podejście 🙃
. - Przyjść wcześniej na salę, gdzie będzie się występowało – szczególnie jeśli nie było okazji do próby czy „poczucia sali” np. dzień przed wydarzeniem. Żeby zobaczyć gdzie jest reżyserka techniczna, gdzie będzie się stało, jakie jest oświetlenie, jaka jest odległość od widowni, jaki mikrofon dostaniemy (do ręki, mikroport czy – wcale). Ponieważ pomimo szczerych chęci Organizatorów oraz bardzo sprawnej komunikacji przed wydarzeniem – to „na produkcji” (jak mówi się w branży IT) wychodzą wszystkie kwestie – te zaplanowane i te nie 🤭
zdj. własne – weszłam na scenę, aby sprawdzić jakie są oznaczenia oraz natężenie światła
. - Jeśli na danej sali jest moderator/konferansjer – to dopytać o to jak wygląda sytuacja, czy są jakieś opóźnienia/nieplanowane sytuacje. Te kilka chwil rozmowy i aktualizacji może bardzo pomóc i ułatwić oswojenie się oraz adaptację do bieżących realiów 😀
Gdy rozmawiałam z niektórymi prelegentami tuż przed ich wystąpieniem i mówiłam co i jak, następnie zadawałam pytanie – „Czy jeszcze jakoś mogę pomóc? Odpowiedzieć na jakieś pytanie, wątpliwość?” to słyszałam:
„Ja już nie pierwszy raz występuję.”
.
I powiem Ci Czytelniku/Czytelniczko – ja również nie pierwszy raz występuję, a jednak – co wydarzenie, to każde jest inne i (jeśli jestem prelegentką lub konferansjerką) wolę odhaczyć swoją checklistę tego co mam się dowiedzieć/na co zwrócić uwagę – dla własnego komfortu oraz spokoju 😀
✅Trzecia strona – Uczestnicy
Konferencje tego typu są zazwyczaj bogate w prelekcje, poruszane tematy oraz dodatkowe atrakcje typu: przestrzenie wystawców, sale VIP, networkingi, możliwość porozmawiania z wybranym prelegentem w przestrzeni Meet&Greet czy Meetup Q&A oraz afterparty.
Skoro zdecydowaliśmy się na udział w danym wydarzeniu dobrze jest również pokorzystać z tego co w ofercie 🤩 (i w ramach naszych biletów – dlatego dobrze się zastanowić co oraz do czego – kupujemy dostęp).
Jednocześnie trzeba mieć świadomość, że udział w takiej konferencji wiąże się z dużą ilością bodźców (intelektualnych, społecznych, dźwiękowych, wizualnych). W wyniku tego możemy być bardzo zmęczeni, przeładowani, a nawet czasami podirytowani (im bliżej końca wydarzenia ta intensywność doznań się w nas kumuluje).
Dlatego warto zadać o nawodnienie, odżywienie (w tym wypadku batonik np. energetyczny może zdziałać cuda) oraz chwilę na oddech w spokojniejszym miejscu. Bo co z tego, że „zaliczymy” wszystkie zaplanowane wykłady jeśli przez „zmęczenie materiału” połowy nie będziemy pamiętać 😅
Zawsze można się z kimś umówić – to ja idę na to, a Ty na to i potem wymienimy się wrażeniami i informacjami 🙂
+ Od razu mamy „uskuteczniony” networking 😁
📌 Czy jesteś Organizatorem, czy Prelegentem/Prelegentką, czy Uczestnikiem – podziel się swoimi wrażeniami, tipami&trickami po konferencji – skorzystajmy wszyscy na wymianie perspektyw 😃
Zapraszam do kontaktu przez formularz lub e-mail kontakt@jubilerwystapien.pl
